Про щорічну звітність бібліотеки

                                                         Практичні  поради

    Протягом багатьох років на нашому блозі висвітлюється щорічна діяльність спеціалізованих бібліотек для дітей та публічних бібліотек для дорослих області, що займаються обслуговуванням користувачів дитячого віку. У постах розповідаємо про напрацювання бібліотек, зафіксованих в інформаційно-аналітичних звітах роботи. Задля того, щоб якомога краще розповісти іншим про різноманітні бібліотечні події, програми, важливо, щоб діяльність закладу була якісно викладена. Як відомо, для цього існує бібліотечна планово-звітна документація. Пропонуємо вам, шановні колеги, пригадати/поновити або ознайомитися вперше (тим, хто приєднався до бібліотечної сім’ї), основні моменти звітування у щорічних інформаційно-аналітичних матеріалах. Представляємо цей пост для успішної діяльності ваших бібліотек.

Звіт діяльності бібліотеки за рік (у подальшому – Звіт/Річний звіт), як і План роботи на рік (у подальшому – План), є важливими складовими у системі управління – менеджменту і маркетингу – бібліотекою. Це – державні документи відповідно до номенклатури справ згідно Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

Ці два документа бібліотеки мають тісний взаємозв’язок. Адже річне планування здійснюється на основі річної аналітики щодо виконаних/не виконаних завдань, вдалих та не вдалих програм/проєктів, причин, наслідків та подолання проблемних питань. І, таким чином, у наступному Плані роботи враховуються найкращі івенти та допускається менше прогалин, контролюється спроможність виконання завдань.

Річний Звіт готують на початку січня поточного року, хоча матеріали до Звіту бажано збирати/готувати протягом звітного року, з метою його ефективного інформаційно-аналітичного викладу.

Підготовлений Звіт має бути ретельно перевіреним, обговореним на нарадах у колективі, підписаний особою (прізвище, ініціали, посада), яка відповідає за складання Звіту і затверджений вищим керівництвом, якому звітує бібліотечний заклад.

Дата затвердження Звіту має бути завізована наступним роком. А План датується роком, що минув.

Річний Звіт має за мету дати всебічну характеристику діяльності закладу за рік, якість виконання планових завдань за усіма напрямами та широко розкрити вагомі докази непересічної ролі бібліотеки у спільноті.

Щоденник роботи бібліотеки – перший помічник при складанні Звіту. Тут, як відомо, фіксуються усі щоденні статистичні дані і заходи, проведені закладом, з їх ефективністю (кількісні, якісні характеристики заходу, місце їх проведення, відповідальний за захід, вікова категорія користувачів).

Звіт складається, практично, з 4-х частин – вступна, аналітична (дослідницька), інформаційна (текстова), заключна.

Вступ (до одного аркушу А-4) – це логічний, впорядкований виклад діяльності бібліотеки, у т. ч. структурних підрозділів, за рік. Тут йдеться про ключові напрями роботи, основні документи, програми, на які орієнтувався заклад протягом року і, навіть на ті, що не були заплановані; про реалізацію стратегічних завдань, над виконанням яких працював колектив; досягнення та успіхи; взаємодію з громадою, владними структурами, партнерами, мас-медіа.

Друга аналітична (дослідницька) частина (має займати 1 – 1,5 аркушів А-4).  Тут надається аналітична характеристика роботи бібліотеки. Це – основні кількісні показники, природа їх виконання/не виконання/перевиконання. Характеризуються інформаційні ресурси (фонди), новітні технології та їх використання, інформаційно-технологічні процеси та матеріально-технічна складова закладу. Полегшують сприймання аналізу графіки, діаграми, хоча це не є обов’язковою умовою.

Третя частина – текстова, в ній розкривається всебічне обслуговування користувачів – надання різноманітних послуг, реалізація заходів, програм, проєктів тощо. Однією з вимог до третьої частини є послідовне і конкретне викладання матеріалу, відповідно до розділів Плану роботи. Розділи Звіту виділяються «жирним шрифтом», а потім викладається відповідний до нього текст (форми заходів виділяйте курсивом). Розповідати чи не розповідати про будь-які бібліотечні заходи за певним розділом Звіту вирішує особа, що складає Звіт. Тобто, у Звіті важливо представити цікавий, неординарний і корисний досвід роботи, яким можна поділитись з колегами. Не перелік усіх заходів, а узагальнення найліпшого. Як приклад, про заходи: «бібліотекою організовано/оформлено 12 заходів/виставок (тематика). До найкращих можна віднести…». Вказати про ефективність заходів (кількість користувачів, залучених нових читачів, видача документів тощо).

Необхідно уникати: повторів про один і той же захід в різних Розділах Звіту; пояснень щодо історії виникнення міжнародних свят, народних традицій; часто вживаних слів на кшталт «весело», «гамірно», «цікаво» і т. п.; важливо прагнути до збагачення синонімічного ряду. Тобто, текст має бути написаний мовою зрозумілою не тільки фахівцям, а й будь-кому з відвідувачів.

Інформаційний Звіт, традиційно, закінчується коротким резюме – що вдалося і над чим буде працювати бібліотека в наступному році.

Оформлення Звіту – важливий його аспект. Треба пам’ятати, що Звіт – це діловий документ, тому й потребує належного оформлення: шрифт – Times New Roman;  кегль (розмір) – 14; міжрядковий інтервал – 1;   інтервал «після» і «до рівний 0;  вирівнювання тексту – по ширині;  кількість кольорів і шрифтів, при потребі, не перевищують 2;  мають місце – абзаци, виділення слів, речень (ж, к, п) та нумерація сторінок;  титульна сторінка не містить малюнків, фото і т. п.

Якісні світлини – ще один необхідний аспект Звіту. Адже фото роблять його більш видовищним та доступнішим, так як ілюструють форму проведення заходу, його читацьку, адресну аудиторію. Світлини (не більше 10-ти) подаються окремо від тексту у форматі jpg. Кожне фото має бути підписаним.

Також додайте до Звіту узагальнену Інформацію про роботу з користувачами-дітьми сільських/міських бібліотек ваших громад (обсяг – до 3-х аркушів А-4).

Підсумовуючи, констатуємо і пам’ятаємо, що призначення щорічного Інформаційно-аналітичного  звіту – це не тільки документальне підтвердження діяльності бібліотеки, а й створення і підтримка позитивного іміджу закладу в громаді та бібліотечній спільноті. Можливість зацікавити роботою бібліотеки потенційних відвідувачів, владні структури, спонсорів, партнерів, прихильників і волонтерів.